Abrir un espacio de coworking puede ser complicado. ¡Pero no te preocupes! Lee nuestra guía para montar un coworking: desde conocer las entrañas del negocio, hasta encontrar el mejor inmueble para hacer realidad tu sueño.
Investigación y networking
Al abrir un espacio de coworking, tu primer paso es seleccionar una ubicación. La ubicación es clave y el conocimiento es poder. Estudie el área en la que imaginas abrir tu espacio de coworking.
Investigue a fondo y documente cuántos coworking, espacios de trabajo compartidos o negocios están localizados dentro de un radio de 10 a 30 kilómetros de tu área deseada. Observe el radio circundante de 20 minutos andando si estás en un área densamente poblada. La idea es llenar un vacío en un mercado, no empezar a competir en una región ya saturada. Por esa razón…
Reconsidera las ubicaciones urbanas
Si usted está considerando comenzar su negocio de espacio de trabajo en una ciudad, puede que quieras pensarlo de nuevo. Las zonas urbanas significan alquileres más altos, más y un mercado potencialmente saturado. Hubs de transferencia y las áreas suburbanas cercanas a las carreteras principales tienden a estar desatendidas para trabajadores remotos, por lo que vale la pena considerar la posibilidad de iniciar su espacio Coworking fuera de los límites de la ciudad.
Cuanto más fácil es acceder a su edificio, mejor. El valor añadido a tener en cuenta es la proximidad a los servicios locales, transporte público, estacionamiento, buenos restaurantes y opciones de venta al por menor en la vecindad.
Networking para encontrar las conexiones correctas
Una vez que tengas una idea educada de dónde quieres abrir un espacio, regístrate y habla con la Cámara de Comercio de su localidad, oficina de desarrollo o centro comunitario sobre su oficina compartida e intenciones de negocio. Estos agentes pueden proporcionarte información valiosa sobre los siguientes aspectos:
- Los sectores más necesitados de espacio de oficinas, desde las nuevas tecnologías hasta la empresas que buscan nuevas geografías. Habla con tu ayuntamiento.
- Organizaciones, ya que a menudo están interesados en nuevos e innovadores proyectos de desarrollo que pueden dar vida a una ciudad deprimida.
Visita espacios de trabajo compartidos en su localidad y en la región circundante y hablar con los operadores y los gerentes de la comunidad para aprender lo que sus experiencias han sido. Sea abierto acerca de sus intenciones de montar un coworking y discuta cómo puede ser capaz de asociarse.
Asociarse con los demás operadores tiene potencial para ser una situación en la que todos salgan ganando, en vez de competir ferozmente.
Únete a asociaciones de la industria, como la GWA (Global Workspace Association) o la BCA (Business Center Association) y asiste a su eventos y conferencias. El GCUC (Global Coworking Unconference Conference) es una comunidad mundial que reúne a los operadores sobre el amor por el Coworking en conferencias en todo el mundo mercados. Todo lo anterior son grandes foros para aprender sobre la industria, hablar con los operadores que ya se encuentran en medio de todo esto, y obtener información sobre las mejores prácticas y tendencias. Esto le ayudará a diferenciar su coworking de las opciones ya existentes en el mercado.
Comience a construir su comunidad
Date un paseo por las cafeterías y bibliotecas locales para ver quién está allí trabajando y habla con ellos para medir el interés en formar parte de tu espacio de trabajo cuando montes tu propio coworking. Captura de correo electrónico direcciones e información de contacto para construir una base de miembros potenciales y luego mantén una cadencia consistente hasta que despegues.
Asiste a las reuniones locales y eventos de la comunidad y corre la voz sobre tu próximo proyecto. Aprovecha tus contactos en la Cámara de Comercio local y oficinas gubernamentales para generar un mayor interés en tu proyecto de coworking. Recuerda, no se trata de reinventar la rueda, sino más bien suministrar lo que tu vecindario demanda y crear una propuesta única que atraerá y retendrá a los clientes.
Presupuesto e inversión
Gastos de capital
La mayoría de tus gastos de capital estarán en el contrato de arrendamiento y en los costes de la propiedad. Considera los honorarios legales y los gastos salariales perdidos si es incapaz de trabajar mientras montas tu coworking.
Construcción, costes de suelo, equipamiento y mobiliario, servicios e infraestructura, instalaciones, y las estrategias de marketing del coworking también contribuirán a tu éxito inicial.
Presupuesto operativo
Con algunos cálculos sencillos puedes estimar gastos e ingresos, y con ello, el punto muerto (cuánto tienes que ingresar para tener beneficio cero). Calcular el presupuesto operativo es crítico para fijar el precio de los planes de miembros y los servicios adicionales:
- Suministros públicos (agua, electricidad).
- VOIP, teléfono, internet.
- Agua, café, suministros en general.
- Salarios del personal (incluyendo el tuyo propio).
Mantén una reserva extra de dinero en efectivo para asuntos imprevistos, como un aire acondicionado con fugas, problemas de fontanería o personal de refuerzo.
Bootstrapping de tu coworking
Puedes utilizar fondos propios (bootstrap) para financiar la apertura de tu coworking. No es necesario que el espacio de trabajo compartido tenga el mejor mobiliario y un grifo de cerveza desde el primer día.
Un espacio de entre 200 y 500 metros cuadrados puede ser suficiente para tantear el terreno. Una vez hayas montado el coworking y veas que funciona como negocio rentable, piensa en la expansión. Hecho esto, piensa en crecer dentro del mismo edificio o abrir una segunda ubicación.
En cuanto a las posiciones que contratar, ficha a recién graduados con experiencia en hospitalidad (bares, restaurantes u hoteles).
Montar tu propio coworking pasa por tener como objetivo llenarlo para alcanzar el punto muerto tan pronto como sea posible. Así, podrás reinvertir los beneficios en el negocio –o si tus planes son más ambiciosos, buscar financiación externa–.
Un coworking lleno es una base fundamental para poder solicitar financiación a un banco. En cualquier caso, piensa que los primeros seis u ocho meses son los que necesitarás para alcanzar el punto de equilibrio.
Para que tengas una idea de los costes de alquiler, según Idealista, el alquiler medio de una oficina en Madrid es de 18,92€/m². Un espacio de 200m² te costará alrededor de 3.700€ al mes.
¿Buscas financiar la apertura de tu coworking con recursos propios? Pregúntate antes:
- ¿Tienes ahorros suficientes?
- ¿Tienes buen historial crediticio?
- ¿Puedes pedir un préstamo?
- ¿Cuánto tiempo puedes aguantar con tus ahorros antes de llegar al punto de equilibrio?
- ¿Tienes otras metas o proyectos que puedan descarrilar tu negocio?
Si el bootstrapping no es para ti a largo plazo, puedes considerar la financiación y las inversiones externas.
Inversión y financiación externa
Si deseas obtener financiación para tu coworking, debes empezar por buscar un socio, un amigo o un conocido de negocios que tenga dinero para invertir en un nuevo proyecto, o un gestor de activos profesional, inversionista de capital de riesgo o del sector inmobiliario.
Si puedes trabajar con una empresa de un colega o amigo, definir claramente las intenciones y redactar una carta de intenciones formal y legalizar mediante un contrato vinculante para evitar conflictos.
Cuando se trata de gestores de activos e inversores, el proceso es mucho más complejo, más formal y tedioso. Cuando recibes la atención de un inversor, su objetivo es hacer que el negocio de coworking que montes, brilla, irradia y demuestra confianza en el éxito.
Prepara una buena historia y una visión clara para tu concepto, proporciona datos sobre sus miembros, ingresos y proyecciones financieras. Lo más probable es que no consigas su atención hasta que ya hayas abierto el coworking y esté en pleno apogeo. Si obtienes buena cobertura de prensa, incluso mejor.
Si bien la obtención de dinero para montar tu coworking debería ser tu principal objetivo, también puedes beneficiarse de los conocimientos y la experiencia de inversores. Con sus consejos puedes hacer que tu negocio avance aún más rápido
En cuanto a la financiación, una de las tendencias que hemos visto en los últimos meses es la de recurrir a departamentos y oficinas gubernamentales de desarrollo económico o las cámaras de comercio. Estas agencias desempeñan un papel importante en la creación de empresas de Coworking.
Vale la pena investigar los contactos apropiados y llegar a negociar un trato. Si tienen un presupuesto para el desarrollo económico, una asociación con un coworking, que fomenta la pequeña empresa
y estimula la economía, puede ser justo lo que se necesita para revivir un local comunitario infrautilizado. Una ventaja adicional es que estas organizaciones ya tienen acceso a sus miembros potenciales.
Antes de buscar financiación externa, hazte estas preguntas:
- ¿Puedes hacerlo por ti mismo?
- ¿Te importaría trabajar para alguien?
- ¿Estás preparado para responder a un jefe y justificar cada céntimo gastado?
- ¿Estarías dispuesto a arriesgar la oportunidad de compartir tu marca de coworking con los inversores?
- ¿Estás preparado para el crecimiento y los desafíos que vienen con él?
Elección del local perfecto
Sin lugar a dudas, el local es tu principal activo cuando se monta un coworking. Es el servicio más caro y esencial que puedes ofrecer a tus miembros.
La mayoría de los propietarios de espacios de coworking nunca ha firmado un contrato de arrendamiento de oficina, por lo que a continuación hablamos sobre los puntos clave que debes tener en cuenta antes de montar tu coworking y construir comunidad alrededor.
Elige la ubicación
La ubicación de la oficina que alquiles va a impactar significativamente en la misión, visión y valores del coworking. Ten en cuenta este impacto pero no dejes que la ubicación lo dicte el éxito y la apertura de tu coworking.
La localización es probablemente la decisión más importante que tomarás al montar la oficina compartida. Deberás examinar con lupa el área que vayas a elegir.
Mientras que en Estados Unidos el desplazamiento promedio de los trabajadores a su lugar de trabajo es de 30 minutos en coche, en Europa es vital que el coworking que abras esté en un área de alto tráfico a pie (foot traffic).
Una vez que decidas sobre el vecindario y encuentres un espacio en el que estés interesado, es hora de adquirir la propiedad. A continuación te contamos las maneras más comunes de adquirir la ubicación de tu nuevo espacio de coworking.
Alquiler
Según la encuesta mundial de essensys sobre el espacio de trabajo, el 80% de los operarios encuestados alquilan su espacio. El leasing elimina el grandes gastos de capital por adelantado requeridos al comprar una propiedad.
También evita que tenga que lidiar con los dolores de cabeza asociados con la propiedad de una propiedad como impuestos e instalaciones costosas mantenimiento. Sin embargo, requiere lo que normalmente se convierte en una larga y gravar el proceso de negociación con el propietario. Usted también está en riesgo de la renta alta sube cuando su renovación aumenta si la tasa de mercado en su área ha aumentado. Estos incrementos pueden ser suficientes para que no tenga que preocuparse por su salud. negocios
Si bien puede ser intimidante firmar un contrato de arrendamiento comercial a largo plazo, el la premisa básica de este modelo de negocio es que el operador firma el contrato de arrendamiento para que el miembro no tenga que hacerlo. Así que haz tus deberes, trabaja con un
corredor con experiencia en el modelo de negocio de coworking, y luego asegurar una arrendamiento a largo plazo – considere diez a quince años o por lo menos cinco años con muy condiciones de renovación favorables.
Subalquiler
Usted puede ser capaz de encontrar mucho en una oportunidad de subarrendamiento de la oficina para tu primer espacio de Coworking. El objetivo de un subarrendamiento sería encontrar un espacio llave en mano que tenga un plano lo suficientemente similar al suyo modelo que se le pediría que hiciera una construcción mínima para obtener el las puertas se abren. Por ejemplo, tal vez el anterior inquilino construyó un bonito mezcla de suites para equipos, salas de reuniones, espacios abiertos y una comunidad cocina. ¡Ganar! Su trabajo ahora es hacerlo suyo, escoja el correcto mobiliario, tecnología, sistemas de acceso, etc.
Lo bueno es que puede que encuentre una opción de mudarse en persona con la opción de decir, tres años restantes en el contrato de arrendamiento que le permite construir su comunidad, poner en marcha las operaciones de su negocio y darle un poco de tiempo para encontrar el espacio en el cual usted puede hacer la transición cuando el subarrendamiento expire. Es un también es posible que usted pueda hacerse cargo del contrato de arrendamiento si el mercado no requieren que renegocie a una tasa mucho más alta.
La desventaja es que es posible que tengas que mover ubicaciones en un corto espacio de tiempo de tiempo, así que no puedes permitirte hacer mucha construcción. No quieres invertir 100.000€ en el espacio y luego mudarse antes de que esa inversión se devuelve con los ingresos de la empresa. Así que ten mucho cuidado con oportunidades de subarrendamiento. Asegúrese de que el espacio sea en su mayor parte llave en mano. Tú puede llevar los muebles con usted a la siguiente ubicación, pero no los eléctricos, rociadores, paneles de yeso, etc.
Alquiler no tradicional
Las joint venture son cada vez más comunes en el coworking industria. Estos generalmente incluyen alguna combinación de participación en las utilidades y/o honorarios de administración entre el propietario de un edificio y un Operador del espacio de coworking. El beneficio para el propietario es que puede asociarse con un operador experimentado para ofrecer opciones de oficina flexibles para su portafolio sin tener que aventurarse fuera de sus habilidades principales de ser dueño de edificios.
La ventaja para el operador del espacio de trabajo es que generalmente el propietario cubrirá la mayoría de los costos de capital, permitiendo que el operador del espacio de coworking para desarrollar más fácilmente un espacio que se reúna la sofisticada demanda actual del mercado y también para escalar más rápidamente si eso es un objetivo.
Los contratos de arrendamiento de participación en los beneficios pueden ser beneficiosos para los operadores y los propietarios. La estructura del arrendamiento está diseñada para proteger al operador de las fluctuaciones de los precios de los bienes raíces y de las condiciones del mercado. En lugar de encerrarse en un contrato de arrendamiento largo, de 5, 10 o 15 años, los operadores podrían compartir los costos de construcción con el propietario, quien entonces tomaría una tasa de alquiler inferior a la del mercado a cambio de un porcentaje de las ganancias del espacio de trabajo. En este modelo de negocio de participación en los beneficios, cuanto más lucrativo sea el operador, mejor será la situación del propietario. Pero el operador también está más protegido de una caída extrema del mercado que podría causar una pérdida repentina de miembros, o una subida extrema de las tarifas de alquiler del mercado.
Los acuerdos de gestión son otra forma en que los operadores pueden trabajar con los propietarios. En esta situación, ellos estarían de acuerdo en proporcionar espacio de trabajo compartido y servicios relacionados dentro del espacio de propiedad del propietario por una cuota de administración.
Cada una de estas opciones de relación requiere que se definan muchos factores de forma clara y exhaustiva entre las dos partes. Un acuerdo debe definir muy claramente los honorarios de gestión o de consultoría al operador, el compromiso de alquiler, quién financiará la construcción, quién financiará los muebles, entre otros detalles.
Franquicias
Si desea abrir un espacio de trabajo compartido y reducir las pruebas y errores que conlleva el lanzamiento de un nuevo negocio, es posible que desee considerar un modelo de franquicia. Proveedores de espacios de trabajo como Serendipity Labs y Venture X están demostrando éxito con un modelo de franquicia que también está contribuyendo al crecimiento del sector.
Parte del valor de la franquicia es la asociación con proveedores de confianza y proveedores de servicios, desde diseñadores y arquitectos hasta Internet y software, que soportan el primer sitio, escalan con los siguientes sitios y, en última instancia, permiten un entorno adecuado para que los franquiciados crezcan y repliquen el modelo con éxito.
Compra de un edificio
Si usted está en posición de comprar un edificio, esta puede ser una gran opción para usted, ya que no sólo acumulará capital en la propiedad, sino que también podrá administrar un negocio en efectivo sobre el activo. La propiedad del edificio le permite al operador del negocio un control único sobre todos y cada uno de los aspectos del edificio, lo que le permite ofrecer una experiencia más personalizada a sus miembros de Coworking. Aunque no vamos a entrar en los detalles de la compra de un edificio de bienes raíces comerciales, usted puede ver una gran guía general reunida por 42 pisos.
Diseño y construcción del espacio
Una vez que asegures tu espacio, es el momento de darle vida. Lo más importante de dirigir una empresa en la industria del espacio de trabajo flexible es preservar la flexibilidad del espacio, adaptarse a las necesidades cambiantes del trabajador moderno y a sus demandas empresariales, y fomentar la colaboración y la comunidad. Tenga en cuenta estos pilares cuando se encuentre en la fase de construcción de su espacio, desde la construcción hasta la arquitectura y el diseño.
Construcción
Cuando tienes un gran espacio dentro de cuatro paredes vacías, es hora de ponerse a trabajar. Antes de comenzar la construcción general, usted querrá sentarse con un arquitecto para elaborar un plano. Su plan de piso debe dar vida a su plan de negocios. Es decir, el diseño representará sus flujos de ingresos. Por ejemplo, con el Coworking de espacio abierto, los miembros pueden ir y venir y usted puede no ser capaz de alcanzar su punto de equilibrio. Sin embargo, con las oficinas privadas, se le garantiza un ingreso mensual recurrente de membresía.
La disposición de su espacio de trabajo está determinada en gran medida por el mercado. Por ejemplo, aunque los porcentajes pueden variar, la ciudad de Madrid tiene una fuerte demanda de oficinas privadas, mientras que los mercados secundarios menos maduros pueden florecer con una mayoría de espacio para el Coworking o hot desk. Un buen mix es un 70% de oficinas privadas y un 30% de escritorios dedicados (ambos requieren un compromiso mínimo de 3 meses). Su objetivo demográfico también dirigirá su diseño. Las empresas de nueva creación de tecnología en sus primeras etapas generalmente requieren un precio más bajo y, por lo tanto, el espacio abierto puede ser relevante para ellas. Atendemos a un grupo de miembros más establecidos de marcas creativas, de moda y de estilo de vida, todas las cuales requieren oficinas privadas en Blender.
Una vez más, dependiendo de su mercado y de la demografía, es posible que desee tener en cuenta la siguiente distribución general. El espacio debe contar con un 50-55% de oficinas privadas, cabinas telefónicas y espacio para reuniones, un 15-20% de espacio para flex y coworking, y el resto de áreas comunes, una cocina y servicios (piense en almacenamiento de bicicletas, estudio de yoga, sala de podcast, etc.). Sea consciente de no poner un espacio común donde la colaboración y las interacciones ocurren demasiado cerca de las áreas de trabajo. Después de todo, sus miembros están ahí para ser productivos.
Basándose en la cantidad de pies cuadrados con los que está trabajando, querrá pensar de forma inteligente en otros espacios que puedan generar ingresos, como las salas de formación y los espacios para eventos. A pesar de que requieren una parte decente de su superficie total, pueden ser reutilizados cuando no se utilizan como escritorio caliente o espacio de trabajo cuando no se utilizan.
Planifique para el futuro
Junto con su arquitecto, es posible que desee trazar un mapa de las áreas del espacio (¡o de su plan de negocios!) que se pueden hacer realidad mediante el empleo de paredes móviles y plegables. Pensar con anticipación le ayudará a adaptar su espacio a los clientes en crecimiento y le permitirá a usted mismo el espacio para cambiar fácilmente la distribución de su espacio sin un gasto masivo en la reconstrucción del espacio en la línea. Con muebles móviles también puede acomodar grandes eventos, conferencias diurnas, sesiones de formación y salas de conferencias improvisadas cuando sea necesario, lo que genera ingresos adicionales.
Infraestructura
Entre su empresa de construcción, electricista y arquitecto, pueden determinar dónde colocar estratégicamente los tomacorrientes para acomodar las necesidades eléctricas en todo el espacio. Cuando diseñe su cocina, asegúrese de hablar con su electricista acerca de cuánta energía puede utilizar en los circuitos disponibles. Conozca la capacidad de cada circuito para evitar que se fundan fusibles al hacer funcionar el microondas y la tostadora al mismo tiempo, por ejemplo.
La luz natural es esencial y, cuanto más tenga, mejor, pero aún así tendrá que instalar iluminación. Use bombillas LED de grado comercial, que pueden ser una inversión inicial mayor pero que con el tiempo ahorrarán en costos de energía. El ruido también puede ser un problema en espacios de uso mixto. Salas de reuniones insonorizadas, despachos privados, cocina cerrada o cualquier espacio social.
Diseño
Al igual que su diseño, su enfoque de diseño probablemente girará en torno a su objetivo demográfico. Por ejemplo, al ser un proveedor de espacios de trabajo de lujo ubicado en la exclusiva Madison Avenue en la ciudad de Nueva York, Blender Workspace fue diseñado cuidadosamente para atender a un grupo de miembros exigentes de profesionales establecidos que requieren una estética hermosa y una experiencia de trabajo elevada. Nuestra comunidad está formada por profesionales que ya son exitosos y que no necesitan que les hagamos una imagen. En cambio, tratamos de reflejar la energía y el espíritu que exhibe la comunidad de Blender.
El diseño influirá en la cultura y el ambiente de su espacio. Aunque la estética es importante, es vital no perder el equilibrio entre diseño práctico y funcionalidad. El diseño de su espacio de trabajo debe encarnar su marca y, al mismo tiempo, fomentar un entorno acogedor en el que los miembros de su espacio de trabajo puedan sentirse como en casa, cómodos y no distraídos.
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Tecnología y software
No escatime en tecnología. La infraestructura de Internet es el servicio más esencial que usted proveerá a sus clientes después de montar un coworking. Sus miembros confían en él para gestionar sus negocios y su espacio de trabajo no funcionará correctamente sin él. Iniciar un espacio de trabajo compartido requerirá un desembolso de capital al principio en algunas áreas que se pueden eludir, pero cuando se trata de tecnología, este es un pilar en el que se debe invertir.
Mucho antes de que comience la construcción del espacio de trabajo, asóciese con una empresa de tecnología que le pueda asesorar sobre todas las necesidades de su infraestructura de TI antes de que se abra su espacio de trabajo. Por ejemplo, el cableado de su espacio es una tarea mucho más fácil y barata cuando se realiza durante la fase de construcción. ¿Planea ser 100% inalámbrico? Piénsalo de nuevo. Corra los cables en el equipamiento para la conectividad alámbrica de Internet para conexiones óptimas para sus miembros, y para ahorrar la tensión en su presupuesto en la línea.
Red, VOIP y Wi-Fi
Sólo la infraestructura de alta calidad y las redes de datos diseñadas para edificios con varios inquilinos pueden ofrecer el apoyo y la experiencia de los miembros que sus miembros demandarán. La infraestructura Wi-Fi adecuada puede incluso ayudarle a atraer a miembros corporativos que buscan no sólo la privacidad y seguridad de la red, sino también la flexibilidad y movilidad que viene con Coworking. He aquí algunos puntos clave para recordar cuando se trata de su sistema de TI:
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Los sistemas múltiples y dispares no funcionarán
Necesitarán un especialista en TI dedicado o un consultor costoso para proveer, administrar y monitorear, lo que resultará en una mayor sobrecarga de trabajo, consumo de recursos y una experiencia deficiente de los miembros.
La tecnología cambia constantemente
Ejecutar un espacio y administrar sus sistemas de TI no le permitirá actualizar su infraestructura ni seguir el ritmo de las tecnologías avanzadas. Corre el riesgo de perderse nuevas formas de aumentar los ingresos, la fidelidad de los inquilinos e incluso de perder clientes en el siguiente espacio de trabajo tecnológicamente más avanzado.
No subestime a sus miembros
Los sistemas de TI parcheados dejan lagunas en la seguridad y la calidad del servicio. El objetivo es clasificar los servicios apropiados para los diferentes tipos de usuarios dentro de su espacio de trabajo compartido. Externalice la tarea a proveedores de servicios experimentados que
comprender las complejidades de las propiedades con varios arrendatarios y permitirle a usted y a sus clientes autoservir y consumir servicios de TI tales como ancho de banda y servicios de voz con sólo pulsar un botón.
Los sistemas dispares no se escalan
¿Planea abrir un segundo coworking una vez que el primero alcance su capacidad? Los sistemas múltiples en más de una ubicación significan duplicar o triplicar el trabajo y el costo de replicar y administrar. Implemente un sistema totalmente gestionado construido para espacios de trabajo con varios inquilinos con el fin de escalar fácilmente cuando crezca.
Internet y Wi-Fi
Debido a la naturaleza flexible del coworking, no podrá funcionar sin Wi-Fi, sin embargo, no podrá pasar por alto el cableado de red en todo su espacio. De hecho, debería ser una prioridad a la hora de acondicionar su espacio. El cable puede ser caro al principio, pero es aún más costoso si lo hace después de abrir su espacio de trabajo. La conectividad por cable reducirá la carga de su red Wi-Fi y mejorará notablemente la velocidad, especialmente entre los miembros residentes.
Al implementar Wi-Fi, debe centrarse en la seguridad. Las contraseñas complejas no lo cortan. Dejará a su empresa y a sus miembros susceptibles a usuarios maliciosos para que pirateen su sistema. La seguridad a nivel empresarial y un proceso de doble autenticación para acceder a su red inalámbrica puede ser un proceso más tedioso, pero resultará en una red mucho más segura para todos. Tu red Wi-Fi de invitados también debe estar protegida. No sólo puede controlar quién está en su red, sino que también puede capturar información de contacto para fines de marketing con su consentimiento.
Teléfonos
A pesar del aumento en el uso de teléfonos móviles durante la última década, hay muchas empresas que optan por los servicios de VOIP. Si tiene la vista puesta en atraer a las empresas, los teléfonos son una función de TI que genera ingresos adicionales que no querrá perderse.
Acerca del software
Además de Internet, Wi-Fi y teléfonos, la forma en que usted recopila y utiliza los datos es vital para la eficiencia y el éxito de su negocio después de montar un Coworking. Desde la incorporación de miembros y el aprovisionamiento de servicios hasta la facturación, y su portal de miembros, una plataforma de gestión del espacio de trabajo que es la base de su espacio de Coworking le permite ser más ágil y eficiente en todas las áreas de su negocio y mejorar la experiencia de los miembros.
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Se ha demostrado una y otra vez que las hojas de cálculo manuales no funcionan. Puede que no esté planeando abrir un segundo o tercer espacio de trabajo inmediatamente, pero tener una plataforma desde el primer día le facilitará el escalado de su modelo de negocio a través de múltiples ubicaciones para una gestión sencilla y vistas de alto nivel de su operación, desde CRM hasta el cobro de pagos. Los desarrolladores de software internos y externos tampoco se ajustan a la ley. El desarrollo de software es complicado, costoso, no tiene escala, y terminará eclipsando el tiempo que usted pasa cuidando a su comunidad.
Al menos 60 días antes de abrir su coworking, implemente una plataforma de software que proporcione un conjunto integrado de herramientas para gestionarlo.
Proporcione a su espacio de trabajo una ventaja competitiva con una plataforma completa que se ocupa de las múltiples partes móviles de su operación de Coworking. Agilice las tareas, reduzca los gastos generales de recursos humanos y libere recursos, al tiempo que amplía los beneficios y servicios adicionales para sus miembros.
Ventas y marketing para coworking
Personal y contrataciones
Ninguna persona es una isla. Necesitarás apoyo si estás dirigiendo un espacio de Coworking. Si está iniciando la operación inicialmente, debe contar con al menos una persona a tiempo completo que no sea usted mismo para gestionar el espacio de trabajo. El coworking va más allá de los bienes raíces. Depende de la gente, de la comunidad y de la colaboración. Para curar y nutrir estos pilares de un negocio de Coworking, usted debe emplear a un gerente de la comunidad.
El gestor de la comunidad debe dominar todos los oficios, desde el desarrollo del negocio hasta el embajador de la marca, pasando por el azafato y el especialista en TI. Estos empleados, centrados en los servicios y con experiencia inicial, no temen ensuciarse las manos, ocuparse de los problemas a medida que surgen y movilizar a su comunidad. En su ausencia, esta persona debe ser capaz de dirigir el espacio.
Con el fin de reducir la sobrecarga de talento humano mientras se ejecuta una operación lean mean, implemente herramientas que automatizan las tareas y agilizan los procesos dentro de su espacio de Coworking. Las plataformas integrales de espacio de trabajo que integran las reservas de tours con su CRM, facilitan la creación de propuestas, la incorporación de miembros, el aprovisionamiento de servicios y la participación de la comunidad, pueden ahorrar tiempo y estrés a los gerentes de su centro y a los curadores de la comunidad.
Cuando se trata de finanzas, necesitará un contador de confianza para manejar su situación fiscal. El software de gestión del espacio de trabajo que admite la integración con herramientas financieras como Quickbooks y Xero es imprescindible para emitir facturas y cobrar pagos. Cualquier herramienta que simplifique las tareas administrativas, integre sistemas y libere recursos como tiempo y dinero bien vale la pena invertir.
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Marketing para montar un coworking
Establezca su marca
El coworking ya no es un nicho de mercado, su alcance global y su rápido crecimiento han creado la demanda de que los operadores no sólo diferencien su espacio de trabajo, sino que proporcionen una experiencia clara impulsada por la marca. Haga que los miembros se sientan como una parte integral de su comunidad, lo cual los llevará finalmente a asumir la propiedad y a nutrir a la comunidad por sí mismos.
Generación de leads
No espere hasta que abra las puertas de su nuevo espacio de Coworking para convencer a la gente de que se una. Inicie sus tácticas de generación de clientes potenciales con mucha antelación y realice un seguimiento de las mismas con un sistema CRM totalmente integrado. Generar clientes potenciales antes de abrir su espacio de Coworking le ayuda a empezar a generar ingresos antes, en lugar de agotar su alcancía pagando por el alquiler en un espacio vacío.
Corredores y agentes
La conexión a centros de intermediación de clientes potenciales aumenta la demanda de su espacio de trabajo en varios segmentos de clientes. Su costo de adquisición por usar un corredor generalmente será una comisión del 10% de la tarifa anual de la licencia. Tenga en cuenta que cuando usted acepta una pista a través de un corredor, usted está por defecto aceptando la comisión.
Trabajar con varios corredores diferentes puede aumentar el volumen de clientes potenciales, pero también requerirá mucho tiempo. Las herramientas inteligentes de espacio de trabajo pueden enrutar de forma dinámica los prospectos a su sistema CRM con reglas de autoasignación, capturando toda la información de prospectos y corredores, a la vez que eliminan los duplicados. Evalúe la calidad de la relación con el corredor haciendo un seguimiento de las conversiones de clientes potenciales, el tiempo dedicado a la administración de la relación y los ingresos totales generados por las conversiones de clientes potenciales alimentadas por el corredor año tras año.
Eventos frecuentes
Mantenga el calendario de eventos de su espacio de trabajo reservado con contenido atractivo, útil y entretenido y oradores invitados. Los eventos de redes sociales de Jane también cuentan. Nadie puede decir que no a la cerveza, el vino o la comida gratis. Evite que todos los eventos sean iguales; ábralos a los no miembros y obtenga ingresos adicionales. Cuanto mayor sea la exposición de su espacio de trabajo, mayor será la probabilidad de inscribir a nuevos miembros.
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Ventas
Su canal de ventas es lo que mantendrá su espacio de trabajo a su capacidad óptima y en crecimiento. Utilice un sistema CRM que haga un seguimiento de sus clientes potenciales y le permita establecer recordatorios para el seguimiento, crear plantillas, propuestas listas para enviar y licencias de firma electrónica. Haga que sea muy fácil inscribir a un nuevo cliente. ¿Más miembros que estaciones de trabajo? No hay problema. No tenga miedo de sobrecargar su espacio de trabajo. Sin duda, tendrá gente que se inscribirá y no se presentará todos los días, lo que le dejará espacio para clientes nuevos y sin cita previa.
Es importante recordar que el ciclo de ventas no termina una vez que un nuevo miembro se inscribe o se vende una oficina privada. Es vital mantener la relación con los clientes durante todo el tiempo que estén en su espacio y estar informado sobre las fechas de renovación para retener a los clientes.
Comodidades
No son el final de todas las oficinas y espacios de trabajo, pero los servicios añaden un pequeño destello a los ojos de sus miembros cada día. Las nuevas y únicas amenidades añadirán un toque muy apreciado a su dinero cuando los miembros hagan sus pagos cada mes. La idea detrás de ofrecer sutilezas más allá de los servicios estándar de espacio de trabajo compartido es atraer a los clientes que, a su vez, quieren extender los beneficios a sus propios empleados y clientes.
Conclusiones a la hora montar un coworking
Aparte de la logística, la infraestructura y la perspicacia general de negocios, para abrir un negocio de Coworking se necesita una buena red de apoyo y mucha paciencia para los problemas inesperados que puedan surgir.
Desde la lluvia radiactiva de la pareja y los aumentos de alquiler hasta la apertura de WeWork o Spaces en la puerta de al lado. Cubra todas las bases consultando con un abogado antes de firmar cualquier contrato de arrendamiento o de administración, contrate a un contador confiable que pueda manejar sus obligaciones tributarias, construya una comunidad fuerte e invierta en tecnología apropiada de espacio de trabajo compartido que apoye servicios de calidad y una base de miembros en crecimiento desde el primer día.
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