Control de acceso vs. cerraduras inteligentes para coworking

Al abrir un espacio de coworking, una de las primeras cosas que hay que tener en cuenta es cómo asegurar correctamente el espacio. Los espacios de coworking son generalmente negocios de alto tráfico, con un flujo constante de personas que pagan por diferentes niveles de acceso, así como nuevos visitantes que deben ser monitoreados o escoltados a un área específica.

Esto hace que las necesidades de seguridad de un coworking sean ligeramente más complejas que las de un negocio medio.

Seguridad física en espacios de coworking

En este artículo, compararemos y contrastaremos las dos opciones más populares para la seguridad física y ofreceremos recomendaciones para las que puede ser adecuado para su espacio de coworking.

Sistemas de control de acceso vs. cerraduras inteligentes para espacios de coworking

Las dos opciones de control de acceso más seguras y a prueba de futuro para una oficina moderna son los lectores de puertas y las cerraduras inteligentes. Los lectores de puertas suelen instalarse justo al lado de las puertas y están conectados a las cerraduras eléctricas de sus puertas, mientras que las cerraduras inteligentes son cerraduras eléctricas con tecnología de comunicación incorporada que sustituyen a las cerraduras tradicionales de la instalación.

Las cerraduras y llaves tradicionales, a pesar de ser fáciles de instalar, conllevan una gran responsabilidad para la empresa en su conjunto. Las llaves de metal (e incluso los llaveros y las tarjetas) se pierden o se roban fácilmente, y las cerraduras mecánicas son extremadamente fáciles de romper si se les da la oportunidad adecuada. Como un negocio que depende de la monetización y la protección de cada pulgada cuadrada de espacio, los negocios de coworking necesitan tecnología avanzada para reemplazar las cerraduras y llaves anticuadas que son fácilmente manipulables.

Las tecnologías de control de acceso como lectores de puertas y cerraduras inteligentes son soluciones innovadoras que abordan este problema, con el valor añadido de ser más fáciles de mantener y supervisar para los administradores. Las plataformas que impulsan estas soluciones también pueden proporcionar una mejor experiencia para los miembros de coworking (es decir, una entrada más fácil y rápida en un espacio) y datos valiosos e integraciones con otras herramientas de gestión empresarial para los propietarios y operadores de espacios de coworking.

Hemos investigado varias soluciones modernas de lectores de control de acceso y cerraduras inteligentes y tenemos algunas ideas sobre cómo compararlas. También sopesamos sus ventajas y cuándo funcionan mejor, y qué escenarios pueden ser más adecuados para cerraduras inteligentes o lectores de puertas.

Lectores de control de acceso para espacios de trabajo

Utilizando tecnología Bluetooth y NFC, y popularizados por grandes marcas multinacionales como HID, los lectores de control de acceso ofrecen algunas de las soluciones más versátiles para asegurar su espacio. El aspecto de vanguardia de los lectores específicos discutidos en este artículo es seguro para el futuro a prueba de su espacio de coworking con potentes plataformas basadas en la web, así como soluciones móviles.

Un sistema totalmente móvil

Hay algunos sistemas de control de acceso que ofrecen una solución completamente móvil, lo que significa que una vez que los lectores de puertas y los controladores están instalados, los miembros pueden desbloquear las puertas apropiadas en su espacio simplemente con su teléfono móvil, sin necesidad de llaves adicionales o pases especiales.

Diferentes opciones para desbloquear puertas

Muchas compañías de control de acceso ofrecen una combinación de dos métodos de desbloqueo: Métodos de desbloqueo dentro de la aplicación, y el método “tap-to-unlock” (usando todo el teléfono como tarjeta inteligente, como se muestra en la imagen de arriba). Ambos métodos se basan en una combinación de funciones Bluetooth y NFC, para garantizar que, incluso si no hay señal de datos o conexión a Internet, la persona pueda desbloquear el lector cuando esté dentro del alcance.

Para desbloqueos in-app, el usuario descarga una aplicación móvil en su teléfono desde la que puede explorar todos los bloqueos a los que se le ha concedido acceso y navegar y desbloquear fácilmente la puerta correspondiente. Esta última solución “tap-to-unlock” es aún más fácil desde el punto de vista del usuario: activa el chip Bluetooth o NFC del teléfono para interactuar con el lector a distancias muy cortas, toda la información de identificación se comunica automáticamente al lector y la puerta se desbloquea.

Minimización del riesgo de pérdida de llaves y acceso no autorizado

Estas soluciones móviles son ideales para espacios de coworking, así como para pequeñas y medianas empresas. El riesgo de perder o compartir llaves se minimiza, si no se elimina. Con tanta gente entrando y saliendo de un espacio de coworking, es común que el administrador de la comunidad reciba muchos mensajes de “Oops, perdí mi llave” cuando el token de acceso es una llave tradicional o una tarjeta de acceso, especialmente cuando a los inquilinos se les garantiza una nueva si alguna vez pierden la suya.

Esto no sólo es una molestia para cualquier administrador de TI o propietario de un espacio de coworking, sino que también representa un riesgo para la seguridad. Incluso si usted mantiene registros de quién tiene cada tarjeta y puede desactivarla fácilmente, es necesario que el culpable le informe oportunamente de que perdió su llave, lo que no siempre ocurre.

Con una solución totalmente móvil, los gerentes de coworking pueden estar seguros de que los miembros serán mucho menos descuidados a la hora de perder su teléfono, y alertarán a alguien en el espacio inmediatamente si lo hacen.

Integración flexible y gestión de miembros

Tener una solución completamente móvil significa que la incorporación de nuevos miembros es tan fácil como hacer que descarguen una aplicación. No hay necesidad de perseguirlos para repartir tarjetas, no hay necesidad de acosarlos al final de su contrato para recuperar la tarjeta, y no hay necesidad de mantener un registro de qué tarjeta o llavero se asigna a quién.

Un espacio de coworking tendrá naturalmente muchos miembros, visitantes y empleados entrando y saliendo del espacio, alquilando con contratos a corto, medio y largo plazo. Es crucial que el gerente sea capaz de subir y bajar fácilmente a bordo de estos miembros, y de administrar su acceso a la puerta tan fácilmente como lo hace con su estado de miembro.

Interfaz web para una gestión de fácil acceso

Las empresas modernas de control de acceso tendrán, además de una aplicación móvil intuitiva, una potente aplicación basada en la web donde un administrador puede controlar el estado de los miembros y agrupar a todos los usuarios del espacio de coworking. Traducido con la versión gratuita del Traductor de DeepL.

Ya sea que la persona tenga una membresía completa, que le permita el acceso a todos los espacios, incluidas las salas de conferencias, a cualquier hora del día, o que simplemente tenga un escritorio caliente de 9 a 5, las modernas soluciones móviles de control de acceso hacen que sea fácil e intuitivo organizarlos en grupos relevantes y no tener que ordenar manualmente el acceso a cada miembro.

Integraciones con software de coworking

Los mejores sistemas disponibles tienen integraciones de software con soluciones de gestión de miembros de coworking (CRMs). En lugar de reinventar la rueda, las empresas se asocian con CRMs que utilizan, como Office RnD, Optix, Cobot o Nexudus, por nombrar algunos.

Estas integraciones permiten al administrador del espacio de coworking importar todos sus miembros al sistema de control de acceso, dentro de las listas organizadas que ya han creado. Esto les permite gestionar a los miembros desde una sola interfaz, el CRM de coworking, asegurando que los miembros adecuados tengan acceso a los espacios adecuados en determinados momentos del día.

Aunque muchos de los software para coworking tienen algún tipo de integración con una tecnología de control de acceso, se recomienda comprobar primero antes de decidirse por una herramienta de gestión. El campo de las integraciones de software API está en auge, lo que permite a las empresas relacionadas fomentar asociaciones profundas, y reduce el dolor de cabeza para el usuario final.

Cerraduras inteligentes para puertas de oficinas

Si no le gusta la idea de un lector de control de acceso, o piensa que su espacio es lo suficientemente pequeño como para no justificar una solución tan extensa, las cerraduras inteligentes pueden ser una alternativa más rentable y minimalista.

Menos Infraestructura Requerida

Las cerraduras inalámbricas requieren un poco menos de infraestructura y generalmente son más fáciles de instalar que los lectores de puertas. El hardware de control de acceso generalmente será un controlador, lectores de puertas y cerraduras, mientras que todo lo que se necesita para las cerraduras inalámbricas son las cerraduras mismas.

Por ejemplo, las cerraduras inalámbricas de la serie NDE de Allegion, en la imagen de arriba, no son diferentes de cualquier cerradura cilíndrica antigua (en términos de instalación) y cualquier instalador que pueda trabajar con cerraduras normales podrá manejarlas. La única diferencia con respecto a las cerraduras cilíndricas normales es la función añadida del lector Bluetooth.

También son más modulares y personalizables según el espacio, con más opciones de diseño para elegir con un solo instalador. Las cerraduras inteligentes pueden tener diferentes brillos y acabados metálicos que se adaptan a la estética de un espacio.

Tecnología totalmente inalámbrica

Como su nombre indica, las cerraduras inalámbricas son totalmente inalámbricas; las cerraduras son alimentadas por baterías y la simplicidad del hardware significa que no hay necesidad de romper ninguna pared para pasar cables a través de ellas durante la instalación.

Con un concentrador de controladores o un armario de TI, las cerraduras inteligentes se pueden instalar fácilmente en sus instalaciones sin tener que pasar los cables a través de las paredes. Pueden comunicarse entre sí de forma inalámbrica y comunicarse con tarjetas de acceso o teléfonos inteligentes a través del chip Bluetooth o NFC incorporado.

Gestión, supervisión y análisis

Similar a los lectores de control de acceso, muchas cerraduras inteligentes modernas vienen con una interfaz web o móvil que permite a los administradores monitorear el uso, administrar a los miembros y, dependiendo del servicio, realizar análisis de datos.  

Si bien es cierto que las cerraduras inteligentes son más modernas y sofisticadas que las llaves tradicionales, se quedan cortas en comparación con las soluciones totalmente móviles, por las razones descritas anteriormente (tarjetas perdidas/compartidas, mayor dificultad a la hora de embarcar y desembarcar).

Limitaciones de las cerraduras inteligentes para oficinas

Mientras que las cerraduras inteligentes son una buena opción para uso residencial y para instalaciones de bajo tráfico, un gran inconveniente de las cerraduras inteligentes es que no permiten una gestión centralizada y no se integran con el software de gestión del espacio de coworking. Con un gran número de miembros y visitantes que acceden a sus espacios todos los días, los directores de coworking deben ser capaces de conceder y revocar los accesos fácilmente (a menudo de forma remota) y tener una visión en profundidad del estado de salud de sus instalaciones. Si no están conectados a un software de control de acceso, los cierres inteligentes por sí solos se quedarán cortos cuando se trate del cumplimiento de las normas de seguridad, la integración de software y la gestión de acceso.

¿Qué puede llevarse a casa?

Si todavía utiliza un sistema tradicional de cerraduras y llaves para su seguridad de coworking, es hora de actualizarse. Sin embargo, hay dos categorías principales de opciones a la hora de decidir a qué actualizar: lectores de control de acceso y cerraduras inteligentes. Con los lectores, usted obtiene un sistema completamente móvil, una gestión flexible de los miembros y de la incorporación, y buenas integraciones de software.

Debido a esto, los lectores se adaptan bien a las entradas principales de un espacio de coworking, donde se requiere que los miembros se registren o muestren algún tipo de identificación. Con las cerraduras inteligentes, se necesita menos infraestructura y tienen un sistema más modular y fácil de instalar. Por esta razón, las cerraduras inteligentes son más apropiadas para salas de conferencias, oficinas privadas y áreas donde puede haber un poco menos de tráfico en un espacio de coworking.

Los propietarios y operadores de los vaqueros también deben considerar las posibles integraciones de software y hardware entre los dos. Si todavía hay un debate sobre la solución a seguir, tenga la seguridad de que hay maneras de obtener lo mejor de ambos mundos.

Lo mejor de ambos mundos: Integración de software y hardware

Tanto si se trata de lectores de puertas como de cerraduras inteligentes, los gestores de espacios de coworking deben encontrar soluciones que se integren fácilmente tanto con el software como con el hardware. Las integraciones son lo que permite que un espacio de coworking sea el centro de la innovación y la eficiencia que están destinados a ser. Una solución de control de acceso que ofrece tanto lectores de puertas como cerraduras inteligentes a menudo tendrá la capacidad de controlar ambas formas de seguridad desde una plataforma fácil de usar. Por ejemplo, Raixer tiene una integración de hardware y software con el smart lock NDE de Allegion. La integración le permite instalar cerraduras inteligentes en su oficina, así como lectores de control de acceso, y controlar todos ellos desde una interfaz unificada de Raixer.

Gracias a la potencia de las modernas integraciones de software, ya no tendrá que elegir entre las ventajas y desventajas de los diferentes sistemas. Por ejemplo, una puerta principal podría prestarse mejor a un lector de control de acceso, pero es posible que desee una cerradura inteligente en la puerta de una sala de reuniones: con la moderna tecnología de control de acceso basada en la nube, puede tener ambas cosas y controlarlas todas desde la misma plataforma.