Cómo hacer crecer tu empresa de coworking

Qué hacer cuando tu espacio de trabajo se queda pequeño

Si bien un espacio de coworking es una excelente opción para muchos empresarios y pequeñas empresas, es muy común sentir que se el coworking se ha quedado pequeño a medida que tu empresa crece. Mientras que muchas startups encuentran que continuar con un espacio de coworking funciona para ellas, muchas sentirán la necesidad de ampliarlo.

Es posible que tengas demasiados empleados para encajar en el espacio que actualmente alquilas o que desees mejorar el acceso al mercado o las fuentes de ingresos.

Muchas empresas también se dan cuenta, a medida que aumenta su número, de que tener un espacio de coworking se vuelve menos rentable. Algunas compañías también se dan cuenta de que han superado las opciones de espacio de coworking si quieren un espacio más permanente.

Si se te ha quedado pequeño el espacio para trabajar, alquilar una oficina privada para tu empresa es una buena opción.

Opciones cuando el coworking se queda pequeño

Mudarse a una oficina privada

La mejor opción para muchas compañías que han superado el coworking es seguir adelante y mudarse a una oficina privada. Esto será ideal si una de las razones por las que eligió dejar el espacio de coworking fue para crear una sensación de permanencia para tu empresa y tus servicios.

Tu propia oficina puede ser altamente rentable ya que puede controlar cuántos empleados tiene en el espacio sin tener que pagar extra por cada escritorio utilizado. También permite la personalización, por lo que puede incorporar algunos elementos de coworking que le gustan a su equipo, como puestos flexibles.

Considerar una oficina con servicios

Si deseas dar un paso más antes de alquilar una oficina privada para tu empresa, puedes optar por una oficina con servicios. Estos espacios pueden ser una progresión natural del coworking para muchas pequeñas empresas, ya que están totalmente gestionados y equipados, lo que significa que tienes un trabajo mínimo que hacer.

Mientras que los costes iniciales son más pequeños que los de tener tu propio espacio de oficina y amueblarlo, es probable que los costes continuos sean más altos. Tampoco tendrás ningún control sobre cosas como muebles y servicios.

Encuentrar una incubadora o aceleradora

Por supuesto, también existe la opción de encontrar una ubicación similar al espacio de coworking ya superado, pero con más espacio.

Si realmente te gusta la idea de un espacio de coworking para tu empresa, mira si hay otros más grandes en tu área y si puede obtener un descuento por tener un mayor número de membresías.

O busque una aceleradora o incubadora, ya que estos tienden a ofrecer más escalabilidad con la capacidad de acomodar negocios de todos los tamaños.

Mudarse a una nueva oficina

Si decides mudarte a una nueva oficina para tu empresa una vez que se te haya quedado pequeño el coworking, entonces querrás asegurarte de dar algunos pasos clave.

Asegúrese de que las medidas de seguridad estén en su lugar

Empiece por asegurarse de que su oficina tenga las medidas de seguridad adecuadas. Cosas como cámaras de seguridad y fuertes sistemas de control de acceso pueden proporcionarle la flexibilidad que necesita en su oficina sin sacrificar la seguridad.

Muebles y suministros apropiados

También debes asegurarte de que tu nueva oficina tenga todos los suministros y muebles que tu equipo necesitará para realizar el trabajo.

Presta atención a artículos grandes, como escritorios, sillas y computadoras, así como a cosas más pequeñas, como papel, impresoras, tinta, calculadoras y bolígrafos. No olvides incluir servicios como café, cafeteras, papel higiénico y artículos similares.

Garantizar la conectividad

Tómate el tiempo necesario para asegurarte de que la nueva oficina también tenga la conectividad necesaria. Esto incluye la configuración de un sistema telefónico y de internet. Obtén tu nueva dirección en los directorios online y actualiza la dirección en su sitio web.

Calidad mejor que cantidad

Jeran Fraser, fundador y CEO de Incubate Ventures, comparte con nosotros cómo construyeron un espacio de coworking centrado en la innovación, centrándose en los miembros de calidad en lugar de en el marketing convencional.

Incubate Ventures comenzó en Carlsbad, CA en 2015 para proporcionar más que un espacio para los empresarios y las nuevas empresas. Incubate comenzó con una red de inversores y la idea de proporcionar espacio de oficinas, junto con servicios y capital. En 2017 Incubate abrió un espacio mucho más grande, dando a varias compañías la oportunidad de conectarse con otras personas de ideas afines.

Abrir un espacio de trabajo sin marketing

El espacio creció rápidamente sin marketing simplemente porque la idea detrás de la construcción de Incubate Ventures estaba menos enfocada en la cantidad y más enfocada en la calidad. “No queríamos que Incubate actuara como un espacio de coworking”. “Queríamos que nuestro espacio creciera orgánicamente” y “en última instancia, nos centramos en el flujo de operaciones en el espacio, no en el número de traseros que podíamos colocar en las sillas”.

Esto se convirtió en un gran diferenciador, ya que casi todos nuestros competidores se centran en los bienes inmobiliarios y no en las ideas y la red. Su oficina actual en Carlsbad es el antiguo estudio de música de Tom Delonge de Blink182 y hay una tonelada de historia allí. “Una cosa que no se puede reproducir es el carácter”, dice Jeran.

Centrarse en los miembros de calidad y la tecnología ayuda a hacer crecer el coworking

Como alguien súper apasionado por las nuevas empresas, el objetivo de construir un espacio de trabajo conjunto era reunir a las empresas y, en última instancia, ofrecernos la oportunidad de analizar las posibles inversiones y lanzar nuevas ideas. La comunidad primero ha sido nuestro enfoque y así es como cualquiera que abra un espacio de coworking debe ver el negocio.

Nuestros inquilinos son examinados a través de un proceso único para asegurar que se adaptan perfectamente al espacio. Tanto como cada inquilino equivale a ingresos, nuestra meta es una alta retención entre nuestros inquilinos, lo cual es importante a medida que escalamos y crecemos.

También creemos que la tecnología juega un papel clave en la construcción y mantenimiento de esa comunidad, razón por la cual Incubate se enfoca constantemente en evolucionar con la tecnología.

Desafíos de la construcción de un espacio de coworking

Siempre ha sido un sueño construir un espacio de trabajo conjunto, pero la verdad es que hasta que no lo hayas hecho, es difícil entender realmente los desafíos que conlleva. Estás tratando con emociones y no con una, sino con muchas. También es responsable de asegurarse de que todos los aspectos del espacio funcionen sin problemas, desde internet hasta la impresora y las actitudes.

Definitivamente no es un trabajo fácil, pero afortunadamente hay algunas piezas de tecnología en las que hemos confiado para hacer nuestro trabajo mucho más fácil.

Cómo contratar personal a medida que el coworking crece

Las empresas a menudo tienen dificultades durante los períodos de transición, como el aumento de personal. Siempre hay algo más de lo que preocuparse: los costes de funcionamiento, la captación de nuevos clientes, la conservación de los antiguos y la lista continúa.

Y lo que es más importante, ¿cómo puede asegurarse de que la cultura de tu empresa no se vea comprometida?

Contratar al personal de coworking adecuado es clave para mantener y cultivar la cultura a medida que se escala. Más allá de las estructuras físicas del espacio de trabajo, su personal de coworking le da al espacio su identidad cuando interactúan con los clientes del espacio y se aseguran de que sus necesidades sean satisfechas.

La cantidad de personal nuevo que necesite dependerá del tamaño del local y de lo que ofrezca o planee ofrecer. No hay una respuesta única a esta pregunta. Wilmott de IQ Office Suites trató de desarrollar un modelo de personal que incluía un Director de Primeras Impresiones a tiempo parcial, un Director de Operaciones y un Gerente General.

A menudo, cada nueva ubicación requiere un buen community manager. Esta persona debe ser la encarnación de la vibración del lugar. No necesitan tener experiencia trabajando con espacios de coworking.

Sin embargo, deben estar orientados a la gente, ser hospitalarios, poseer una fuerte ética de trabajo y estar dispuestos a luchar con uñas y dientes para satisfacer las necesidades de los clientes.

Además de publicar un anuncio de trabajo online, otra buena manera de encontrar buenos candidatos es preguntar al personal actual del espacio de coworking si conocen a alguna persona con ideas afines que encajen en la descripción del trabajo. Esto también asegura que el administrador de la comunidad es alguien con quien el personal actual puede trabajar.

Una vez contratado, puede considerar permitir que los administradores de la comunidad trabajen como dueños de franquicias y tomen decisiones semi-ejecutivas sobre el espacio.

Esta autonomía podría permitir que cada espacio funcionara de manera más eficaz y proporcionar al personal del espacio de coworking un mayor sentido de propiedad y compromiso.

Como los espacios de coworking generalmente tienen bajas economías de escala, escalar su espacio de coworking requeriría gastar dos veces en alquiler y dos veces en mano de obra. Una forma de reducir costes es automatizar los procesos. Hay muchas maneras de automatizar, algunas incluyen permitir que los nuevos clientes se registren, reservar salas de reuniones e incluso revisar sus pagos mensuales.

De este modo, su equipo podrá, por ejemplo, bloquear y desbloquear a distancia las habitaciones. La automatización podría reducir a la mitad el personal del espacio de coworking a largo plazo, aumentando los márgenes de beneficio.

Cuando los ingresos se duplican, los costes también se duplican, con lo que los beneficios se estancan.

Como ya se ha mencionado, los espacios de coworking no son tan escalables en términos de personal y costes operativos. Cuando los ingresos se duplican, los costes también se duplican, con lo que los beneficios se estancan. Una forma de evitarlo es automatizar algunos procesos. Sin embargo, la construcción de una aplicación también requiere un alto desembolso de capital. Así que prepárate para elegir alternativas.

Si bien los nuevos emplazamientos pueden funcionar de forma independiente entre sí, debería establecerse una dirección única para garantizar que cada nuevo espacio se ajuste a la filosofía general.

Los gerentes regionales y algunas posiciones corporativas compartidas podrían ser útiles para esto. Los gerentes regionales podrían supervisar algunos espacios y entender los perfiles de cada uno, para recomendar los más adecuados a los nuevos clientes a medida que vayan surgiendo. Las posiciones a nivel corporativo ofrecen más beneficios cuando los roles como consultores de marketing y asesores legales son compartidos entre espacios de coworking.

Si tus espacios funcionan como franquicias independientes, asegúrete de establecer canales de comunicación para evitar que estos espacios sean demasiado competitivos. Los gestores de la comunidad deben ser conscientes de lo que están haciendo otros espacios y comprometerse a realizar un objetivo común.

De la misma manera, los empleados también deben ser mantenidos al tanto para que no se sientan distanciados. Reuniones regulares usando Zoom o plataformas como Slack ayudan a facilitar la barrera de la comunicación. Los empleados que conocen la dirección general de la empresa tienden a tomar mejores decisiones, ya que comprenden las razones subyacentes de las acciones.

No hay una regla rígida y rápida para contratar personal a medida que haces crecer tu espacio de coworking. El resultado final es un delicado equilibrio entre su balance final y mantener y nutrir el ambiente y la cultura de su negocio original.

Cómo convertir tu espacio de coworking en una cadena

Con más de 2.000 empresas de coworking abiertas en 2019, la industria del coworking está en constante evolución para satisfacer las demandas de sus miembros. El año pasado, el 65,3% de los espacios de coworking que se abrieron fueron nuevos negocios. Sin embargo, el 34,7% restante eran cadenas o una expansión de los actuales espacios de coworking. ¿Qué ayuda a estas expansiones a diferenciarse y tener éxito? Aquí te mostramos cómo algunos espacios de coworking se convierten con éxito en cadenas, mientras que otros fracasan.

Las cadenas de coworking marcas potentes

Puede haber docenas de espacios de coworking diferentes para elegir en los principales centros de negocios y ciudades. La demanda de condiciones de trabajo flexibles ha hecho que aparezcan muchos espacios de coworking únicos. Los que tienen éxito y prosperan construyen una marca distintiva que se ajusta a las necesidades de los miembros de su comunidad.

Este tipo de espacios de coworking van más allá de proporcionar los servicios básicos, como una variedad de opciones de espacio de trabajo, control de acceso, Internet de alta velocidad, y más.

Podrían proporcionar coworking de nicho. Por ejemplo, para artistas y otros creativos, laboratorios de innovación tecnológica, músicos y mucho más.

The Wing es un ejemplo de un espacio de coworking que estableció una marca clara basada en la comunidad. Comenzó como un espacio de coworking solo para mujeres porque sus fundadores querían crear un entorno seguro para que las mujeres trabajaran.

Ahora el espacio de coworking permite a todos los géneros, pero sigue siendo fiel a su propósito original de construir un espacio de coworking feminista mientras expande los espacios de ubicación en Nueva York, Washington D.C., Londres, y más. The Wing está prosperando debido a su enfoque inquebrantable en su misión de servir a un grupo demográfico específico.

Ubicaciones convenientes

De acuerdo con la encuesta DeskMag Global Coworking 2017, uno de los factores más importantes que la gente considera antes de unirse a un espacio de coworking es la ubicación. Con el aumento de más y más espacios de coworking en los mercados clave, la gente puede ser más selectiva, y por lo tanto escogerá un espacio que esté más cerca de su hogar, minimizando el tiempo de desplazamiento.

Por lo tanto, los propietarios de espacios de coworking deben considerar cuidadosamente la ubicación de su primer espacio de coworking. Colocarlo en el corazón de la ciudad o cerca del transporte público puede ayudar a aumentar el atractivo del espacio. Construir una primera ubicación sólida puede darle los fondos y el impulso que necesita para crear un segundo espacio en un área desatendida.

Tomemos el caso de Click Collective, por ejemplo, un espacio de coworking en Kensington, Australia, al que se puede acceder fácilmente por carretera o en tren. Los miembros de Coworking pueden almorzar fácilmente en los cafés locales cercanos, comprar en el pueblo cercano y enviar cartas a la oficina de correos, todo ello a pocos metros del espacio de Coworking. Tener todas estas comodidades exteriores a poca distancia a pie puede ser un gran punto de venta para los miembros potenciales de las ciudades grandes y pequeñas.

Aumentar los ingresos del coworking

En las etapas iniciales de un espacio de coworking hay un máximo definible de ingresos mensuales. La principal fuente de ingresos proviene de las cuotas de membresía, los paquetes de membresía o el alquiler de ciertos equipos. Los espacios de coworking más exitosos aprenden rápidamente a maximizar la rentabilidad por metro cuadrado, permitiéndoles ganar más dinero cada mes.

Cadenas exitosas de coworking como WeWork, se han expandido fuera del mundo del trabajo en equipo y han adquirido una serie de compañías que ayudan a la compañía a extender su marca y crear un ecosistema de negocios, con el cotrabjo en el centro.

WeWork ha comprado sitios como MeetUp, un sitio web que ayuda a la gente a conocerse en el mundo real; Flatiron School, una academia privada de codificación; Conductor, una empresa de marketing digital, y docenas más.

WeWork también está tratando de expandirse a servicios como vivienda, acondicionamiento físico e incluso escuelas para los hijos de los miembros. Al diversificar sus servicios, WeWork es capaz de satisfacer más de las necesidades de sus miembros y asegurar que están gastando su dinero en WeWork en lugar de en otra compañía.

Los espacios de coworking que han logrado tener éxito y abrir múltiples localizaciones lo han hecho a través de una cuidadosa investigación de mercado, diversificando sus ofertas y eligiendo localizaciones convenientes. Las empresas entienden lo que sus miembros de coworking están buscando, y se proponen cubrir el mayor número de necesidades posibles.

Adquisiciones y fusiones de coworking

Estrategias de adquisición

La industria del coworking ha estado causando estragos en los últimos años. No sólo la industria en su conjunto se ha expandido a medida que más y más trabajadores españoles gravitan hacia esta forma no tradicional de trabajo, sino que compañías como WeWork e Industrious se han expandido más allá de proporcionar un espacio de trabajo para la gente.

¿Qué hay detrás de la estrategia de adquisición de WeWork y otras grandes cadenas de coworking como ésta? He aquí algunas respuestas de lo que podemos deducir.

Integración vertical

El gigante del coworking WeWork ha adquirido algunas empresas interesantes en el último año. Un posible modelo de negocio del espacio de coworking que podría estar utilizando es la integración vertical. El coworking ha ganado popularidad porque mezcla el trabajo con un cierto tipo de estilo de vida que alienta a ser divertido, extrovertido y proactivo.

A través de la integración vertical (suministro de más de un servicio), WeWork y otras cadenas en expansión tienen como objetivo desdibujar aún más las líneas entre el trabajo y la vida y extender sus marcas a lo largo del día de la persona promedio. Las compañías de coworking se están moviendo hacia la provisión de todos los aspectos de la vida para retener a los clientes, competir más agresivamente en la industria y difundir sus marcas.

El epítome de la integración vertical es ocuparse de cada una de las necesidades del cliente. En general, los espacios de coworking tienen bajos márgenes de beneficio por cliente. Sin embargo, el modelo financiero ideal del espacio de coworking puede lograr más transacciones por cliente con las asociaciones y adquisiciones adecuadas, contenidas en el plan de negocio del coworking.

Por ejemplo, WeWork se ha expandido a servicios como vivienda, acondicionamiento físico e incluso escuelas primarias para satisfacer más de las necesidades de sus miembros.

Consolidación

Según el Global Coworking Survey, sólo el 40% de los espacios de coworking son rentables. Sin embargo, la encuesta mostró que el 72% de todos los espacios de coworking se vuelven rentables después de dos años en el negocio. Debido a que la industria es bastante nueva, muchos de estos espacios de coworking están todavía en las etapas iniciales de operación.

Puede ser un fuerte modelo financiero de espacio de coworking para que las grandes cadenas adquieran pequeñas empresas de coworking que sean rentables. Por ejemplo, Industrious, una empresa de coworking, que recientemente adquirió TechSpace, un proveedor de espacio de oficinas para empresas relacionadas con la tecnología.

Al comprar esta empresa más pequeña, Industrious agregó siete nuevas ubicaciones rentables a su cartera. Industrious también adquirió una empresa de coworking con sede en Chicago en 2018, que duplicó la cartera de la empresa.

La consolidación podría ser también la estrategia de adquisición de WeWork. Aunque perdió 1.900 millones de dólares el año pasado, pudo obtener 1.800 millones de dólares en ingresos. En 2017, sólo contaban con 186.000 miembros, pero el gigante del coworking cuenta ahora con más de 400.000. La rápida adquisición y consolidación de espacios de trabajo en equipo ha ayudado a WeWork a continuar impulsando el negocio.

Construyendo una marca

El sector del coworking se ha convertido claramente en algo más que un simple lugar de trabajo. Estos espacios tienen por objeto satisfacer las necesidades fuera del lugar de trabajo y proporcionar un sentido de comunidad, además de ofrecer servicios especializados.

Un ejemplo de una compañía de coworking que está construyendo una marca de estilo de vida es The Wing, un club social/cadena de coworking femenino de Nueva York. La compañía ha construido una marca que tiene como objetivo empoderar a las mujeres en todas las fases de la vida.

Aunque no ha sido oficialmente admitido, construir una marca de estilo de vida podría ser la motivación detrás de la adquisición por parte de WeWork de Meetup, un sitio web que conecta a personas con intereses similares y las inspira a conocerse en la vida real.

WeWork siempre se ha enfocado en construir una comunidad a través de mezcladores, reuniones comunitarias y otros eventos de networking que ayudan a sus miembros a socializar. Sin embargo, a través de la adquisición de Meetup y otras compañías que no están directamente relacionadas con el trabajo en equipo, es cada vez más evidente que WeWork quiere establecerse como una marca de estilo de vida.

Independientemente de la motivación detrás de las adquisiciones de espacios de coworking, está claro que la industria está cambiando rápidamente. A medida que los espacios de coworking se adapten a las crecientes demandas de sus miembros, se añadirán más servicios y empresas para expandir aún más la comunidad.