Software para coworking, a fondo

Hemos desglosado y comparado varias características de los mejores software de gestión de coworking para ayudarte a elegir la mejor plataforma para tu espacio. Basándonos en nuestros hallazgos, este software se ha elevado a la cima y proporciona grandes soluciones para una amplia gama de conceptos de coworking. Aprende más sobre nuestra metodología de clasificación a continuación.

Por favor, ten en cuenta que cualquier empate en la puntuación total se clasificó de acuerdo con el precio general de cada software para coworking. Sin embargo, ten en cuenta que los precios cambian comúnmente dependiendo del tamaño individual de un espacio de coworking y de la cantidad de servicios e integraciones necesarias.

Comparativa de software para coworking

OfficeRnD

OfficeRnD fue fundada por Miroslav Miroslav Miroslavov y Miroslav Nedyalkov en 2015. A partir de 2019, la compañía cuenta con oficinas en Europa, Nueva Zelanda y Estados Unidos. El producto OfficeRnD es utilizado en más de 40 países por más de 450 espacios de trabajo, incluyendo Central Working, Halkin, Dogpatch Labs, Mesh Oslo, Hub Australia, y más.

Por qué nos gusta OfficeRnD

• Simplifica el software de gestión de la oficina al ofrecer todas las necesidades de negocio necesarias sin dejar de ser fácil de usar.
• OfficeRnD ofrece una plataforma integrada para la gestión de las relaciones con los clientes (CRM), que permite a los propietarios realizar un seguimiento de todos los posibles miembros. Puede recopilar datos de un público objetivo para ayudar a convertir a más usuarios esporádicos en miembros.
• OfficeRnD ofrece una opción de gestión de espacio, que permite a los usuarios gestionar escritorios y alquileres de oficinas en múltiples instalaciones.

Nexudus

Nexudus es una aplicación muy escalable y multifacética. Casi cualquier función puede ser personalizada y también proporcionan una API para integraciones personalizadas. Nexudus es ideal si está buscando muchas posibilidades técnicas y muchas funciones. Su enfoque de marca blanca le permitirá dar forma a su portal de miembros de acuerdo con su marca y sus necesidades específicas.

Por qué amamos a Nexudus:

• Tan pronto como usted se registra, su cuenta viene con un portal de miembro de marca blanca en funcionamiento. Puede personalizarlo completamente con su logotipo, texto e imágenes para que sea único para usted y su espacio de trabajo.
• Cuenta con una interfaz simple que es fácil para los usuarios para recoger y rastrear a los miembros, la facturación, y las salas abiertas.
• Nexudus ofrece una calculadora de escala móvil para ayudar a estimar las cuotas de los nuevos miembros. Tiende a ser entre un 10 y un 15% más barato que sus competidores, lo que lo convierte en una opción rentable.

Cobot

Cobot es un proveedor de software de coworking con sede en Berlín. Tiene la tasa de integración más alta con Adyen, Authorize.net, Gocardless, Payone, Paypal, Stripe, Veritrans Japón, Paylane, Cloudessa, KISI, Google, Slack, Zapier y muchos más. Su plan incluye soporte ilimitado, funcionalidades de marca blanca, facturación, informes, análisis y mucho más.

El precio se basa en el número de miembros y, algo que vale la pena señalar, el acceso de invitados y los pases diarios no contarán para el número total de usuarios por los que se le cobrará.

Por qué amamos a Cobot

• Ofrece una prueba gratuita de 30 días, para que pueda probar las funciones y decidir si son adecuadas para usted.
• Cobot ayuda a gestionar múltiples espacios y a controlar el acceso de los miembros en una sola interfaz.
• El calendario de reservas se actualiza en tiempo real, para que los miembros siempre sepan qué recursos, como salas de conferencias, taquillas, etc., están en uso o son de uso gratuito.

Optix

Optix es una plataforma de una belleza escandalosa que satisface todas las necesidades de un negocio de coworking en crecimiento. La interfaz es sencilla, intuitiva y la aplicación para miembros proporciona un acceso sin fisuras a la comunidad, los recursos y los servicios que el lugar de trabajo tiene para ofrecer. Optix también ofrece una plataforma API que permite a los proveedores crear capacidades y herramientas personalizadas.

El precio comienza en $199/mes para una sola localidad con hasta 50 miembros.

Por qué nos gusta Optix

• Es una solución de software para coworking con marca blanca que te permite personalizarla para que se adapte completamente a sus necesidades. Optix puede integrarse con más de 1.000 aplicaciones y herramientas a través de Zapier.
• Con una calificación de satisfacción del 99%, Optix se enorgullece de proporcionar un soporte útil y receptivo a sus usuarios.
• A través de la aplicación de espacio de coworking individualizado, los propietarios y gerentes tienen acceso a su propio feed de comunidad y conecta a los miembros compartiendo noticias, desarrollos y oportunidades.

Satellite Deskworks

Satellite Deskworks es un software flexible, basado en la nube, diseñado para ayudar a los operadores espaciales a gestionar un espacio de coworking rentable y sostenible, un espacio de trabajo compartido o un centro de negocios.

• La solución completa y patentada incluye el registro en la red, un portal de miembros fácil de usar, informes instantáneos con información en tiempo real.
• Calendario interactivo de reservas en línea, sistema de facturación automatizado y fiable
• Configuración de inventario fácil y flexible

andcards

andcards es un software de gestión del espacio de trabajo relativamente nuevo. Fundada en 2017, la empresa de software sigue creciendo y ampliando su lista de características e integraciones.

Ofrece todos los elementos básicos que un espacio de coworking puede necesitar, desde la facturación, pasando por los planes de afiliación, hasta la alimentación de la comunidad.

Con una interfaz fácil de usar, ayuda a automatizar muchas de las tareas que ocupan el tiempo de los gerentes de coworking, como la facturación y las reservas. andcards ha ganado múltiples premios y reconocimientos por sus innovaciones y características de producto.

Por qué nos gusta andcards:

• Debido a que es tan nuevo, andcards está continuamente añadiendo nuevas características e integraciones. El equipo es pequeño y tiene una lista creciente de clientes, lo que significa que usted recibe más atención de catering. A medida que se añadan más funciones, el equipo de andcards agradecerá cualquier sugerencia y podrá incorporar sus peticiones en sus próximas funciones.
• y tarjetas ahorra horas de trabajo a la semana en rutinas manuales. Permite la reservación automática de habitaciones y toma sólo ocho segundos para hacer una reservación.
• andcards ofrece un catálogo de beneficios de membresía que ayuda a su espacio de coworking a forjar asociaciones con empresas locales. El catálogo le permite anunciar descuentos, códigos de promoción y ofertas especiales directamente a sus miembros, añadiendo valor a su membresía.

essensys

essensys es una plataforma de gestión de la relación con el cliente para el espacio de trabajo compartido sobre la gestión del espacio disponible como servicio. Cubre todos los aspectos del ciclo de vida del espacio de trabajo, desde el nivel de un escritorio individual hasta las oficinas comerciales como unidades.

Por qué nos gusta essensys

• Facilita la adquisición y conversión de clientes potenciales. Todos los leads se registran a través del sistema y luego se envían a la persona correcta que puede contactar a los leads.
• essensys se orienta hacia el mercado del coworking como concepto de espacio como servicio. Ayuda a conectar las ubicaciones y agilizar el proceso de gestión en línea.
• essensys conecta a los usuarios con sus colegas dentro del mismo espacio de trabajo para ayudar a construir la comunidad.

KUBE

El software de coworking de Yardi Kube es una parte integral de la plataforma KUBE de la empresa, que consiste en un conjunto de herramientas utilizadas para la gestión de espacios de trabajo compartidos. Es una solución todo en uno para la gestión del espacio de coworking.

Por qué amamos a KUBE

• El Portal de Miembros es extremadamente comunitario, lo que permite a todos sus miembros comunicarse y colaborar en nuevas ideas y proyectos a través de la plataforma.
• Elimina el estrés de tener que manejar un espacio de coworking. Los propietarios y gerentes pueden integrar perfectamente la plataforma con los comerciantes y las aplicaciones de facturación para ayudar a hacer el proceso mucho más fácil.
• KUBE tiene precios flexibles para sus usuarios que pueden ser personalizados en base a las necesidades del usuario.

Coworkify

Coworkify muestra el enfoque práctico y simplista japonés del trabajo en equipo con un diseño fácil de usar. Además de las funciones estándar, como reservas, facturación automatizada y gestión de socios, Coworkify también proporciona un alto nivel de seguridad con el mejor precio.

Por qué nos gusta Coworkify

• La seguridad es esencial cuando la información de la tarjeta de crédito y los datos personales se almacenan en línea, y Coworkify los toma en serio. Toda la información está encriptada y el software está alojado en los servicios web seguros de Amazon (AWS).
• La flexibilidad de pago de Coworkify hace que sea fácil para sus miembros usar el software. Los miembros pueden elegir pagar con tarjeta de crédito, cheque o efectivo.
• Coworkify ha creado una plataforma que es tan simple de usar que usted puede estar completamente configurado y listo para funcionar en sólo 15 minutos.

Habu.co

Habu es un software de gestión de espacios de trabajo compartidos que está diseñado para automatizar una variedad de tareas administrativas, permitiéndole recuperar el control de su agenda como gestor de coworking y centrarse en ampliar su red y mejorar el espacio de trabajo compartido. Ya sea que esté tratando con membresía, administración o facturación, la simplicidad está en el centro de todas las características de Habu, haciendo que el sistema sea fácil de usar.

Por qué amamos a Habu

• Habu está construido con la última tecnología y mantiene el software actualizado sin distribuir a los usuarios. Tiene un tiempo de actividad del 99,99%, lo que significa que casi siempre está en línea.
• La función Descubrir la comunidad ofrece una visión general de los trabajos de todos los miembros, lo que ayuda a crear un espíritu de colaboración en el espacio.
• El software permite a los propietarios crear nuevos planes, actualizar los antiguos y personalizar completamente el espacio de trabajo.

Cómo elegir el software para coworking adecuado

Con el número de servicios complejos que proporcionan, desde la facturación hasta el seguimiento de los miembros, el software de coworking que usted elija para ayudar a gestionar su espacio podría hacer o deshacer el negocio. Sin embargo, estas plataformas integrales suelen ofrecer tantos servicios, integraciones y funciones adicionales que puede resultar abrumador a la hora de determinar los factores más importantes. Hemos eliminado algunas de las conjeturas al reducir las funcionalidades más importantes que un software debería tener para un espacio de trabajo conjunto, junto con algunos consejos generales para ayudarle a decidir con confianza.

Principales criterios a tener en cuenta:

• Control de acceso
• Flexibilidad y eficiencia de uso
• Ayuda y documentación
• Personalización (marca blanca e integraciones)
• Generación de prospectos y análisis de datos
• Modelo de precios y escalabilidad

Tu propia solución personalizada

Si elegir un software de gestión todo incluido parece una tarea imposible, existe una alternativa: crear su propia solución personalizada. Muchos espacios han construido su propio sistema de gestión de coworking (o sistema operativo), con las integraciones y complementos que más se adaptan a su espacio específico, en lugar de software empresarial genérico. Sin embargo, antes de diseñar una plataforma personalizada, debe asegurarse de que tiene razones específicas por las que los proveedores mencionados anteriormente no funcionan y de que dispone de recursos suficientes para dar soporte y mantener su aplicación a lo largo de su ciclo de vida.

Metodología

Las categorías que utilizamos para calificar nuestra comparativa de software para coworking se basan en las 10 heurísticas de usabilidad para el diseño de interfaces de usuario creadas por el Grupo Nielsen Norman, una autoridad líder en experiencia de usuario basada en la investigación.

Dado que muchas de las plataformas de gestión que hemos revisado en el pasado tienen fuertes similitudes con las compañías de software empresarial tradicionales, con un énfasis en las integraciones y las soluciones de pila completa, nos pareció apropiado juzgarlas por los estándares UX/UI más comunes disponibles junto con la capacidad de controlar el acceso físico a un espacio de coworking.

Cada categoría de calificación se dividió en preguntas específicas relativas a las características y capacidades de la plataforma individual:

Control de acceso

• ¿Pueden los clientes controlar el acceso de seguridad desde la plataforma?
• ¿Pueden los clientes revocar el acceso de un miembro al espacio cuando ya no pagan por su membresía?
• ¿Pueden los clientes emitir claves de teléfonos inteligentes a los nuevos miembros en función del nivel de membresía?
• ¿Pueden los clientes monitorizar todas las puertas de su espacio desde cualquier parte del mundo a través de la plataforma de gestión?
• ¿Pueden los clientes proporcionar acceso a su espacio las 24 horas del día, los 7 días de la semana, a través de las funciones de seguridad del software?

Flexibilidad y eficiencia de uso

• ¿Puede el cliente automatizar la facturación y los pagos para los miembros (facturación automática)?
• ¿Existe un panel de control en la plataforma donde el cliente pueda realizar el seguimiento de los pagos?
• ¿Puede el cliente añadir servicios adicionales no regulares (por ejemplo, comidas, gestión de paquetes, organización de eventos, etc.)?
• ¿Puede el cliente gestionar múltiples ubicaciones a través de la plataforma?
• ¿Está el software disponible en varios idiomas (tanto para los propietarios como para los miembros)?
• ¿Pueden los clientes suscribirse fácilmente a los miembros o cancelar contratos desde la plataforma?
• ¿Pueden los miembros reservar espacios (salas de conferencias, espacios para eventos, etc…) a través de la plataforma?
• ¿Pueden los clientes editar los contratos de membresía en cualquier momento?

Ayuda y documentación

• ¿Ofrece la compañía ayuda con la instalación del sistema? (¿Existe un proceso de incorporación?)
• ¿Ofrece soporte en línea?
• ¿Pueden los clientes chatear, ya sea con un bot o con un representante en vivo?
• ¿Puede el cliente exportar fácilmente los datos en una hoja csv o Excel?

Personalización

• ¿Se puede integrar el software con otros servicios?
• ¿El software se integra con otras aplicaciones y, de ser así, cuántas integraciones tiene el software?
• ¿Puede el cliente personalizar la plataforma de gestión con los colores de su propia marca/empresa?
• ¿Puede el cliente crear planes de membresía personalizados? (es decir, membresías diarias/semanales/mensuales/anuales)
• ¿Pueden los miembros crear sus propios perfiles en la plataforma?
• ¿Ofrece la plataforma una personalización de etiqueta blanca?

Precio

• ¿Precio por miembro?
• ¿Precio por ubicación?
• ¿Precio por mes?
• ¿Ofrece la plataforma una configuración personalizada para el sistema de pago?

Generación de leads y datos

• ¿Ayuda el software a identificar clientes potenciales?
• ¿Puede el cliente crear y distribuir e-mails de marketing o de generación de leads desde la plataforma?
• ¿Proporciona el software análisis de datos o de negocio?

Comunicación

• ¿Puede el cliente comunicarse con sus miembros de coworking a través del software (notificaciones por correo electrónico, mensajes in-app o chat)?
• ¿Recibe el cliente notificaciones cuando los miembros violan los términos de su contrato?
• ¿Puede el cliente enviar correos electrónicos masivos de boletines informativos a sus miembros a través del software?
• ¿Pueden los miembros de coworking comunicarse o trabajar en red con otros a través del software? (En otras palabras, ¿está el software para coworking orientado al cliente tan bien como es interno?)

Optimización para móviles

• ¿El software tiene una interfaz móvil para el cliente? (¿Se puede gestionar desde un teléfono?)
• ¿Tiene el software una aplicación móvil orientada a los miembros?

Asignamos puntos por cada característica ofrecida entre los criterios anteriores y luego clasificamos a cada compañía de acuerdo con ellos. También hemos tenido en cuenta entrevistas anteriores y actualizaciones recientes que nos han hecho llegar las propias empresas.